Fiche de synthèse n°18 : L’accueil des députés

Fiche mise à jour le 4 juillet 2017

Point clé : résumé de la fiche de synthèse

Au début de chaque législature, dès le lendemain de l’élection des députés et de la diffusion des résultats, l’administration de l’Assemblée nationale organise une procédure d’accueil qui s’adresse à l’ensemble des parlementaires, que ceux-ci soient réélus ou nouveaux élus.

Il s’agit d’une phase essentielle tant pour les députés que pour les fonctionnaires de l’Assemblée nationale participant à cette opération. Elle constitue le premier contact entre les élus et l’administration qui va les servir.

Il est en effet primordial que le député – et notamment, le nouvel élu – ait le sentiment d’être « attendu » par l’institution parlementaire et qu’il puisse immédiatement « s’approprier » les locaux de l’Assemblée nationale.

C’est à cette fin qu’a été mise sur pied cette procédure d’accueil qui permet aux députés de recevoir des informations sur l’organisation et le fonctionnement de l’Assemblée nationale et à l’administration de collecter les renseignements indispensables concernant les élus.

La conception et l’organisation de l’accueil sont préparées par un groupe de travail constitué de fonctionnaires appartenant aux services les plus concernés par cette opération, sous l’autorité des deux secrétaires généraux.

Ce groupe de travail commence à se réunir 18 mois environ avant le début de la nouvelle législature. Sur la base des retours d’expérience des précédents accueils et tout en cherchant à améliorer le dispositif, notamment grâce aux possibilités offertes par les nouvelles techniques de communication, il valide, au fur et à mesure de ses réunions, les principales modalités d’organisation de l’accueil.

I. – Les opérations préparatoires à l’accueil

Pour la collecte des résultats et pour l’information des élus, en particulier de ceux qui le sont pour la première fois, les relations avec le ministère de l’intérieur sont primordiales.

1. – La collecte des résultats électoraux

Les données de base (nom, prénom, date de naissance, département et numéro de circonscription) concernant l’ensemble des candidats sont transmises par le ministère de l’intérieur à l’Assemblée nationale trois semaines avant le premier tour. Ces informations, transmises par fichier numérique, sont rapprochées de celles issues des référentiels de gestion de l’Assemblée afin de constituer une base de données complète des candidats aux élections.

Les résultats sont transmis au cours de la nuit électorale par une liaison informatique spécialisée installée à cet effet, nécessitant l’installation de postes informatiques supplémentaires et en sus des équipes et matériels propres à l’Assemblée.

La confrontation du fichier des candidats et des noms des députés élus permet d’éditer les fiches individuelles des députés de la nouvelle législature servant de base à la procédure d’accueil. Ces fiches sont pré-remplies des informations dont disposent déjà les services de l’Assemblée sur les nouveaux élus.

2. – La diffusion d’une circulaire d’information sur l’accueil

Deux semaines avant le jour du scrutin, un courrier signé des secrétaires généraux de l’Assemblée nationale est adressé aux préfets leur demandant de transmettre aux nouveaux élus de leur département, dès la proclamation des résultats, une lettre signée du Président de l’Assemblée nationale à laquelle est jointe une note donnant des indications pratiques sur le déroulement de l’accueil au Palais Bourbon et le calendrier d’ouverture de la nouvelle législature.

La note jointe au courrier du Président de l’Assemblée nationale contient un identifiant et un mot de passe personnalisé permettant au député de se connecter à un site extranet spécialement consacré à l’accueil. Sur ce site, le député peut trouver des informations générales relatives à l’Assemblée nationale et au déroulement de l’accueil, ainsi que remplir à distance, s’il le souhaite, sa fiche individuelle de renseignement allégeant ainsi ce que cette formalité peut avoir de fastidieux lorsqu’elle est accomplie au cours de l’accueil lui-même.

II. – La procédure d’accueil

Dès le matin du lendemain de chaque tour de scrutin, les députés élus peuvent se présenter au Palais Bourbon où les fonctionnaires sont mobilisés pour les accueillir, pour le plus grand nombre d’entre eux, dans le court laps de temps compris entre le second tour des élections législatives et la première réunion de la nouvelle assemblée.

1. – Le déroulement de l’accueil

Accompagné depuis l’entrée du Palais Bourbon par un huissier en tenue, chaque député est orienté vers des fonctionnaires d’accueil chargés de saisir les informations nécessaires à sa prise en charge par l’Assemblée. L’objet de ce contact est de compléter, ou remplir, la fiche de renseignement. S’il s’agit d’un réélu, la fiche est, en principe, à jour et il suffit de la vérifier et de la signer. Il en est de même si le nouvel élu a fait usage de la possibilité de la remplir par l’intermédiaire du site extranet ; dans le cas inverse, la fiche est remplie directement sur écran.

Chaque député se rend ensuite dans un studio où il est photographié. Sa photo est publiée sur le site internet de l’Assemblée, dans l’annuaire « Notices et portraits » et utilisée pour la confection du badge édité sur place qui permet de franchir les contrôles d’accès du Palais Bourbon. Il est également proposé au  député de se faire photographier dans les travées de l’hémicycle, la photographie étant mise immédiatement à sa disposition sur le site intranet via ses codes informatiques.

Le député est ensuite invité à se rendre, dans les quinze premiers jours de la législature, auprès du service de la gestion financière et sociale, afin d’accomplir toutes les formalités personnelles donnant lieu à l’ouverture d’une protection sociale, l’établissement des fiches de paie et l’ouverture d’un crédit destiné à la rémunération de ses collaborateurs.

2. – La documentation remise aux députés

Les renseignements oraux dispensés aux députés se doublent d’un livret d’accueil succinct leur permettant d’avoir un déroulé de leurs démarches et les principales informations utiles pour les premiers jours à l’Assemblée. En outre, chaque député reçoit une mallette contenant les insignes de sa fonction : l’écharpe tricolore, l’insigne porté dans des cérémonies publiques et communément appelé « baromètre » du fait de sa forme, la cocarde à apposer derrière le pare-brise d’un véhicule.

3. – La mise en place de sessions d’information

Des sessions d’information ont été mises en place dès le mois de juillet 2017 à l’attention des nouveaux députés leur permettant de se familiariser très rapidement avec le travail parlementaire, dans les commissions ou en séance publique. Parallèlement, des formations spécifiques sur les procédures parlementaires ont été proposées aux collaborateurs parlementaires.

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