La conception et l’organisation de l’accueil sont préparées par un groupe de travail constitué de fonctionnaires appartenant aux services les plus concernés par cette opération, sous l’autorité des deux secrétaires généraux.
Ce groupe de travail commence à se réunir 18 mois environ avant le début de la nouvelle législature. Sur la base des retours d’expérience des précédents accueils et tout en cherchant à améliorer le dispositif, notamment grâce aux possibilités offertes par les nouvelles techniques de communication, il valide, au fur et à mesure de ses réunions, les principales modalités d’organisation de l’accueil.
I. – Les opérations préparatoires à l’accueil
Pour la collecte des résultats et pour l’information des élus, en particulier de ceux qui le sont pour la première fois, les relations avec le ministère de l’intérieur sont primordiales.
1. – La collecte des résultats électoraux
Les données de base (nom, prénom, date de naissance, département et numéro de circonscription) concernant l’ensemble des candidats sont transmises par le ministère de l’intérieur à l’Assemblée nationale trois semaines avant le premier tour. Ces informations, transmises par fichier numérique, sont rapprochées de celles issues des référentiels de gestion de l’Assemblée afin de constituer une base de données complète des candidats aux élections.
Les résultats sont transmis au cours de la nuit électorale par une liaison informatique spécialisée installée à cet effet.
La confrontation du fichier des candidats et des noms des députés élus permet d’éditer les fiches individuelles des députés de la nouvelle législature servant de base à la procédure d’accueil. Ces fiches sont pré-remplies des informations dont disposent déjà les services de l’Assemblée sur les nouveaux élus.
2. – La diffusion d’une circulaire d’information sur l’accueil
Deux semaines avant le jour du scrutin, un courrier signé des secrétaires généraux de l’Assemblée nationale est adressé aux préfets leur demandant de transmettre aux nouveaux élus de leur département, dès la proclamation des résultats, une lettre signée du Président de l’Assemblée nationale à laquelle est jointe une note donnant des indications pratiques sur le déroulement de l’accueil au Palais Bourbon et le calendrier d’ouverture de la nouvelle législature.
La note jointe au courrier du Président de l’Assemblée nationale contient un identifiant et un mot de passe personnalisé permettant au député de se connecter à un site extranet spécialement consacré à l’accueil. Sur ce site, le député peut trouver des informations générales relatives à l’Assemblée nationale et au déroulement de l’accueil, ainsi que remplir à distance, s’il le souhaite, sa fiche individuelle de renseignement allégeant ainsi ce que cette formalité peut avoir de fastidieux lorsqu’elle est accomplie au cours de l’accueil lui-même.
II. – La procédure d’accueil
Dès le matin du lendemain de chaque tour de scrutin, les députés élus peuvent se présenter au Palais Bourbon où les fonctionnaires sont mobilisés pour les accueillir, pour le plus grand nombre d’entre eux, dans le court laps de temps compris entre le second tour des élections législatives et la première réunion de la nouvelle assemblée.
1. – Le déroulement de l’accueil
Accompagné depuis l’entrée du Palais Bourbon par un huissier en tenue, chaque député est orienté vers des fonctionnaires d’accueil chargés de saisir les informations nécessaires à sa prise en charge par l’Assemblée. L’objet de ce contact est de compléter, ou remplir, la fiche de renseignement. S’il s’agit d’un réélu, la fiche est, en principe, à jour et il suffit de la vérifier et de la signer. Il en est de même si le nouvel élu a fait usage de la possibilité de la remplir par l’intermédiaire du site extranet ; dans le cas inverse, la fiche est remplie directement sur écran.
Chaque député se rend ensuite dans un studio où il est photographié. Sa photo est publiée sur le site internet de l’Assemblée, dans l’annuaire « Notices et portraits » et utilisée pour la confection du badge édité sur place qui permet de franchir les contrôles d’accès du Palais Bourbon. Il est également proposé au député de se faire photographier dans les travées de l’hémicycle, la photographie étant mise sur un portail immédiatement à leur disposition.
Le député est ensuite invité à se rendre, dans les quinze premiers jours de la législature, auprès du service de la gestion financière et sociale, afin d’accomplir toutes les formalités personnelles donnant lieu à l’ouverture d’une protection sociale, l’établissement des fiches de paie et l’ouverture d’un crédit destiné à la rémunération de ses collaborateurs.
2. – La documentation remise aux députés
Les renseignements oraux dispensés aux députés se doublent d’un livret d’accueil synthétisant les informations les plus utiles et d’informations disponibles sur le site internet de l’Assemblée et portant à la fois sur le travail parlementaire et les moyens mis à leur disposition dans tous les domaines.
En outre, chaque député reçoit une mallette contenant les insignes de sa fonction : l’écharpe tricolore, l’insigne porté dans des cérémonies publiques et communément appelé « baromètre » du fait de sa forme, la cocarde à apposer derrière le pare-brise d’un véhicule et les codes informatiques qui vont lui permettre, dès qu’un bureau lui aura été affecté par son groupe, d’avoir accès à ses équipements bureautiques.
3. – La mise en place de sessions d’information
Des sessions d’information ont été mises en place à l’attention des nouveaux députés et de leurs collaborateurs leur permettant de se familiariser très rapidement avec le travail parlementaire, dans les commissions ou en séance publique. Parallèlement, des formations spécifiques sur les procédures parlementaires ont été proposées aux collaborateurs parlementaires. Ces sessions portent sur la procédure législative, le contrôle et le statut du député et sont complétées par des sessions spécifiques au niveau des commissions permanentes. Le service des systèmes d’information a organisé, pour sa part, des sessions de formation à l’application Eloi.